關於辦公室接待工作程序的規定

“外交無小事”，接待作為外交工作的重要組成部分，是展示公司形象，反映企業精神、企業文化的一項重要內容，為了規範接待工作，達到誠迎公司客人，讓客人有賓至如歸的感覺，參照公司《xxx》，特對辦公室接待工作的`程序細化如下：

1、接車安排：

接到客人來訪通知後，辦公室應在客人來的前一天，確定接車時間、地點、客人的聯繫方式，負責接車司機必須提前半小時到達接車地點。若客人為首次來司，需打印好接車牌。（負責人：xx）

2、住宿安排：

辦公室根據客人需要，安排入住地點，預定房間，為便於備查，並將預定的時間、房號和對方工作人員姓名作詳細的記錄。若當天確定不了房號，由需在客人來訪的前一天確定房號，並告知接車司機。若住公司客房，需對客房的衞生、水電及用具等檢查，將客房鑰匙交前門保安或駕駛員處。（負責人：xx）

3、根據接待規程，在客人到訪公司前一天掛好歡迎橫幅或歡迎站牌，同時要求保安、清潔人員做好相應工作。（負責人：xx）

4、會議期間安排：

（1）辦公室應在客人來的前一天備好相關資料、鮮花、水果、茶葉、礦泉水、咖啡、筆、紙等，打印好會議列席人員的席位牌，茶杯、礦泉水、筆、紙要擺放整齊，成一條直線，筆頭方向放置一致，每人放8張紙。若屬國外客人，則席位牌對應客人的一面打上英文名，另一面打上中文名。

（2）客人開會時的加水間隔時間為15～25～30（分鐘），加水一般以茶杯7分滿為標準。

（3）若同一批客人有幾天會議，則需更換水果品種。

（4）若客人中途參觀工廠等離開會議室，則需清洗茶杯和煙缸。

（負責人：xx）

5、就餐安排：

食堂根據辦公室通知確定來訪客人人數、飲食口味等要求備好茶葉、酒水等安排就餐，注意餐廳、餐具及個人衞生，做到微笑、細緻服務。（負責人：xx）

6、返程安排：

根據客人需要，幫客人預定好機票或火車票，並送至出發地點，由送車司機或保安將酒店或公司客房鑰匙負責收回。（負責人：xx）

特此規定