在日常生活和工作中,制度的使用頻率呈上升趨勢,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。擬起制度來就毫無頭緒?下面是小編整理的物業辦公室管理制度,歡迎閲讀,希望大家能夠喜歡。
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責管理。
2)檔案文件必須設專櫃存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閲。
3)凡經領導批示傳閲的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閲人員簽字表格一併歸檔。
4)借閲檔案須認真辦理借閲登記手續,保證按時歸檔。
5)凡借閲重要密件,必須經總經理批准後,方可借閲;
所借閲的檔案資料未經批准不得抄摘或複印。
6)檔案管理人員要定時檢查專櫃,核對件數,做好防蟲、防潮、房遺失,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善出路。
如系認為造成,要追究有關人員的'責任。
工業園區物業管理辦公室經理崗位職責
1、認真執行公司的經營管理方針及各項規章制度,培養員工的進取精神,增強員工的凝聚力,以高效、熱情、優質的管理服務於客户。
2、全面負責轄區的治安、消防、綠化、維修、衞生等管理服務工作;
3、制訂園區年度、月度工作計劃及時向園區管理中心彙報園區的工作情況。
4、熟悉園區入住客户情況,與客户保持密切聯繫,及時處理或反映客户的'投訴。
5、負責園區主管級以下人員(不含主管級員工和財務人員)的招聘、培訓、檢查、考核等工作。
6、協助公司財務部監管園區各類款項的收支,監督管理員賬目日清月結。
7、每週召開管理處辦公例會,檢查上週工作完成情況,佈置下週工作任務,並協調解決有關事務。
8、認真完成上級交辦的其他工作任務。
一、公寓服務管理中心辦公室管理員,在經理和副經理的領導下開展工作,協助領導做好中心的各項服務管理工作。
二、做好公寓服務管理中心辦公室的'各項行政事務工作。
三、負責擬定公寓服務管理中心的文件、材料、方案及工作計劃。
四、負責督促檢查各校區公寓工作實施、落實和完成任務情況。
五、負責協調好各校區公寓與各相關部門的工作關係。
六、負責調查各校區公寓物品用量、設施維修等工作。
七、負責存放歸檔有關文件、資料。
八、及時提出合理化建議,當好領導參謀助手。
九、協助領導搞好增收節源工作。
十、遵紀守法,自覺遵守各項規章制度,完成和落實領導臨時交辦的工作。
1、保持辦公室門窗完好,破損要通知有關部門及時配換,以防止偷盜、雨浸等不安全情況發生;
2、辦公室應通風、照明度好,地板應平整,翹起或破損地磚要及時修補;
3、辦公室的電腦、電氣設備等,未經培訓的`人員不準使用,以避免觸電和損壞;
4、辦公室所有電氣設備的修理和更換必須由持證電工擔任,其他人員不得隨意修理和更換;
5、禁止將幾個電器插頭插入同一個插座內,以防插座超負荷引起火災,電纜也不宜埋設在地毯下面,以免電纜線殘舊或損壞不易發現;
6、下班後,必須將辦公室所有電源切斷,並關好門窗;
7、存有重要資料(檔案、賬冊等),保險櫃等設有技防裝置的辦公室,下班後應將技防裝置設定在工作狀態;
8、規定禁止吸煙的辦公場地,應嚴格執行不得在室內吸煙的規定,並對違者執罰;
9、節、假日和晚上時間原則上不準進入辦公室,如因工作需要,應徵得領導同意,並通知值班人員方可進入;
10、如發生火災時,應儘快報警,同時疏散辦公室人員並積極控制和撲滅火災;
11、一旦發生地震時,在高層樓房工作人員,應儘快從專用消防通道走下樓梯,不要乘電梯。
為了創造良好舒適的辦公環境,樹立嚴謹規範的工作作風,展現高效有序的工作秩序,特制訂辦公室日常管理制度:
一、工作人員着裝管理:
1、辦公室工作人員按季節統一着裝:春、秋季節,上身內穿白襯衣、外套黑色西服,下身穿黑色西褲、黑色皮鞋;冬季在西服外可套穿棉服;夏季,男性員工上身短袖白色襯衣,下身黑色西褲和黑色皮鞋,女性員工上身白色短袖襯衣,下身黑色短裙和深色皮鞋。
2、辦公室工作人員上班時間必須佩帶工號牌。
二、辦公室物品擺放管理:
1、辦公桌、計算機桌面整潔,物品擺放有序,個人工位上除擺放一個文件欄、筆架、水杯、電腦等辦公用品外,不可擺放過多物品,不能擺放與辦公無關的物品。
2、辦公室物品擺放整齊有序,將使用的文件資料放置在文件欄內,碼放整齊,資料櫃櫃頂不可擺放任何物品。
3、放置在文件欄內的'資料盒、文件夾必須有統一標籤。
4、辦公物品責任到人,公司配置的辦公物品要張貼責任人。
5、辦公桌下除電腦主機和地櫃外,一律不允許堆放其他物品。
6、室內各種線路要走向簡潔、整齊、安全,並用護釘固定,不可亂
搭接臨時線路。
7、室內辦公桌隔板或臨近的牆面上不能張貼、懸掛各種宣傳畫、年曆、資料、備忘卡片等。
8、辦公室內禁止吃早點和用餐,吸煙到吸煙室,辦公室禁止吸煙。
9、下班離崗前應保持桌面整潔、無雜物、座椅歸位。
三、辦公室安全管理:
1、加強電器管理,經常檢查電線、插座安全情況,防止短路、漏電等問題發生。
2、電話、燈光、傳真機、複印機、空調機、電腦及其他電器應按規定使用。下班前每位員工均須關閉電腦後方可離開,最後離開公司的員工應確保門、窗、燈均已關閉。
3、如一時大意未關燈、關機、關窗、鎖門,應虛心接受處罰,吸取教訓。
四、檢查和考核:
公司行政辦公室對本制度落實情況進行不定期檢查,並將檢查結果備錄在案並進行處罰,辦公室吸煙一次罰款100元;違反其他規定,將在績效考核中按5分/項扣除。