如何提升辦公室祕書公文寫作能力

摘要 祕書的工作不僅僅是處理有關文書的日常工作，還會協助機關掌管文書，所以綜合的來説辦公室祕書的主要任務還是撰寫文稿，所以寫作能力是基本功，因此提升辦公室祕書的公文寫作能力就顯得非常必要了。祕書主要為領導服務，所以祕書的工作緊密聯繫着公司的機關高效運轉。

隨着中國社會的不斷髮展，現代化的進程在不斷加速，所以各行各業的競爭壓力越來越大，與此同時各大企業的總裁工作也會越來越繁忙，那麼，如何幫助公司領導分擔任務就是一項非常重要的活動了。分擔領導工作，輔助和安排領導日程是一個祕書的職責。而公文寫作又是辦公室祕書的主要日常工作之一，而且在祕書這份職業中會經常書寫公文。文章針對如何提升辦公室祕書公文寫作做出了思考與探討。

一、公文的初步概念

公文主要是指黨政機關或者公司內部的書面命令，是輔助公司進行運行管理的憑證，並且具有法律效力。該公文不單單在公司使用，黨政機關也同樣會用到公文來發公告，屬於一種書面通知。公司的領導人主要根據公文來執行對公司的管理，寫作公文的主要目的就是幫助相關機構的管理與運行，是公司管理的一種重要手段。公文作會有很明顯的要求，內容非常明確，比如支持表揚或者貶低批評某些方面都會在公文中有明顯顯示。

二、提高祕書公文寫作的原因

提高祕書公文寫作不僅僅是當下社會發展的需要，還是相關企業工作能夠順利開展的需要，還是服務上下的需要，最後就是自身提高能力的需要。

（一）社會發展的需要

祕書這個職業其實很早以前就有，但是隨着社會的不斷進步，中國企業在世界上的地位越來越高，祕書這個職業又有了新的內涵。而且祕書這個職業的重要性是不容忽視的，漸漸地走進人們的焦點視線。有的人對於祕書的工作產生一種誤解，認為祕書不過是送茶遞水，傳遞文件，簡單的打幾個字，善於人際交往的人就能夠勝任祕書這一職業。其實不是，祕書不僅僅要進行貴賓的接待和溝通，根據當代社會的發展趨勢，優秀的公文寫作能力也是必不可少的能力。

（二）開展工作需要

公文的寫作和行文要求都是比較嚴格的，在很多企業用人單位和執政機關都發揮着及其重要的作用，從大會召開前的準備工作一直到開完會的向上級彙報工作，都要以公文的形式上交給領導，其次還有，年終員工的工作效率總評，以及優秀員工的評選，獎金的下發制度，都要通過公文的形式下發到個體。所以，用人單位工作開展的是否高效迅速，跟公文寫作的有很大關係。

（三）服務上下

服務上下的意思就是，祕書不僅僅是要給領導彙報工作，反饋信息，同時還要下發通知，聯繫相關部門做好工作，溝通好之後分配任務，當然這些都是要根據公文來執行的，祕書起到了上傳下達的作用。

（四）提高自身需要

實際情況下，提高書寫公文能力，是很鍛鍊人的能力的，不僅可以汲取廣泛的.知識，還能開拓視野，從各個方面獲取動態及時的消息，還能夠提升一個人做事的條理性、計劃性。在寫作的過程中還能夠提高思維能力，從多個視角考慮問題。

三、培養方法

至於如何提升辦公室祕書書寫公文能力，可以從以下幾個方面考慮，首先寫公文時選用的材料必須真實，其次主旨必須要明確，最後就是公文的結構必須完整。

（一）材料真實、有價值

辦公紙祕書所蒐集的材料可以分為很多類，歷史材料、現實材料、理性材料、感性材料等，雖然蒐集材料是為了寫作，但是也是有一定的意義。公文的寫作第一就要求必須絕對真實，絕對不允許可以的編纂內容。必須根據實際情況報道，所以在收集材料的時候要注意信息的真實性。其次要注意，寫公文必須要具有説服力，能夠讓用人單位的員工認可。除此之外，還要看公文需要的內容是什麼，根據要求來寫。

（二）主旨鮮明

對於一篇優秀的公告來説和優秀的文章是一樣的，都有自己的中心思想，要表達出主要的態度和內容。公告必須符合實際情況，根據黨的基本原則，社會主義現代化道路來寫公告。公告完成時要讓讀者立刻明白主旨。

（三）結構完整合理

其實公文的結構就是為文章的主旨服務的，也可以換句話説就是謀篇佈局。這裏所提到的公文合理性要求，內容與主旨相契合，所以要求祕書在書寫公文時，認真的蒐集資料，避免出現文不對題的情況。文章前後都要安排合理，詳略得當，突出主旨。即使蒐集的材料不同，也要主旨相同，儘可能的蒐集互相之間有聯繫的材料。一般的格式就是開頭、主體、結尾，更應該注意結構和內容的統一性。除此之外，一般的公文都有固定的格式，所以注意不要丟掉要素。

（四）語言準確

在寫公文時一定要表明自己的觀點，不用含糊的詞語，不説虛假的內容，語言是組成公文的主要形式，所以語言必須準確、真實。無用自、多餘字要反覆檢查刪除後，才能正式發佈公文。

（五）具體方法

對於辦公室祕書來説，要多學多記，多看書，多蒐集資料。在保持原有寫作優點的基礎上，提出新的想法和觀點，梳理樹立創新思維，提高自己的學習意識。而且要多多練習，找到不足，最好可以每天都有進步。

四、結語

綜上所述，寫作能力可以提高一個人的綜合能力，不僅在工作中效益高，還能不斷提高自身修養。