詳解會計信息技術應用的基礎

會計信息系統是管理信息系統（MIS）的重要子系統，同時會計信息系統本身也是多層次的軟件系統，且不同層次的系統之間存在着數據依賴關係：高層次的會計管理信息系統、會計決策支持系統和會計檢查系統的數據主要來源於會計核算系統。而目前國內商品化的會計軟件由於在數據庫、數據庫結構、開發工具以及數據文件的存儲格式不盡相同，在數據交換的接口方面不公開、不統一，嚴重阻礙了高層次的會計信息系統的開發和應用。

現代會計信息技術的發展為我們構造了現代會計新體系。隨着信息時代的到來，人們的時間觀念、空間觀念、思維模式、工作方式、生活方式等都將發生巨大的變化。現代信息技術的發展遠遠超出了常規的想象，將來的世紀就是一個信息經濟的社會，會計作為經濟生活不可缺少的一部分，必將更多地運用信息技術。要使得這一系列的技術在會計信息系統中廣泛的應用，就需要有一個統一的、公認的技術準則——會計軟件的標準數據接口文件。

一、規定會計軟件標準數據接口的必要性

1．企業的需要：隨着計算機應用的迅速發展，企業會計電算化的水平日益提高。目前很多企業都已實現了會計電算化。然而，由於企業管理水平的提高，對信息的要求越來越高。越來越多的企業都用要開發適合本企業特點的會計管理系統、會計決策支持系統。會計信息系統要提高管理層次，就要和企業管理信息系統的其他子系統進行有機結合，並且這種結合是密切而不是鬆散的，各系統之間的數據應充分共享和交換。因而，擁有一個規範的數據接口標準，正是企業目前所急需解決的問題。

2、軟件公司發展的需要：財務軟件應該具有很強的規範性，可以按照公認的會計軟件數據接口標準進行數據的轉換，而目前市場上各種版本的財務軟件卻缺乏一個統一的標準和規範，使得不同的財務軟件之間不能相互交換數據。為了更好地使軟件公司在公平競爭的基礎上共同發展，擁有一套標準數據接口也是他們所急需的。有了統一的、公認的標準數據接口，使企業在選用或開發管理型財務軟件時，不必更換已有的財務軟件，就可以順利地實現系統集成。隨着信息技術的發展，即使系統不斷地更新，這些數據資料也能長期保存下來並有效利用。

3、政府組織、企業集團等審計與統計的需要：計算機的應用已經滲入到集團公司、企業主管機關的審計工作之中；同時，國家財政、税務、審計、統計部門也要求加快發展審計電算化。要想成功地發展審計電算化，統一各行各業的會計核算系統的數據標準是必不可少的。由於審計業務大部分必須到客户那裏去完成，並且是對在客户的計算機上的會計信息系統進行分析和測試，在項目進行過程中還會不斷有數據更新和交換。設想一下，如果各行業運用不同的財務軟件，數據格式五花八門，對審計電算化工作來講就要為每一個會計核算系統匹配一個相適應的審計軟件，才能正常地進行工作，那將造成多大的麻煩和浪費。因此，無論是內部審計、社會審計還是政府審計，都需要一套數據接口標準，將不同格式的數據轉換成同一格式，從不同版本的會計軟件中直接取得數據。

集團公司、企業的主管機關、税務和統計部門在進行數據、報表彙總時也由於下屬單位使用的會計軟件數據格式不統一而難以進行。由此可見，標準數據接口無論是對集團企業、政府組織的審計或統計工作都是具有重要意義的。

4、中外軟件的'交流：隨着對外經濟的發展，出現越來越多的三資企業。由於會計制度的不同，公司通常同時採用兩種財務軟件對同一數據進行操作管理。一方面，利用外方的會計軟件產生報表，進行會計信息彙總，提供給高層管理人員，進行管理、分析、決策；另一方面，公司利用本國的會計軟件，對公司日常的財務經營狀況進行處理等。然而，這兩者之間由於缺乏標準數據接口而無法實現數據的共享。

財務軟件應有廣泛的適應性，既要有處理國內事務的能力，還應考慮處理國際事務的能力。國外的管理軟件進入國內市場，帶來了國外企業的許多新的管理思想，如果實現了標準數據接口對數據的轉換，不僅可以提高我國會計軟件的水平，同時也促進了中外軟件的交流。因此，為了提高我國會計軟件的性能，使我國的會計軟件能早日達到國際先進水平，有必要參照國際慣例，制定商品化會計軟件的數據接口標準。

二、實施方案和過程

1、立項：上海市財政局為此確定了關於建立標準數據接口的項目。考慮到各種不同層次對此項目的需求以及緊迫性，上海市軟件行業協會會計軟件專業委員會就此問題的具體實施方案立項。1998年4月，上海市會計學會會計電算化專業委員會接受上海市軟件行業協會委託，為上海市財政局會計處制定商品化會計軟件的數據輸出接口標準，成立了該課題的項目組。

2、調查：上海市會計學會會計電算化專業委員會針對制定標準接口這一課題進行了許多次討論；對上海市各財務軟件公司、會計師事務所、企業集團財務審計部門等，進行了大量的調查研究；參考和查閲了國外有關數據接口的文獻資料。在完成這些準備工作的基礎上，設計了會計軟件數據接口問卷；走訪了用友、萬能、博科、金蝶、大滬、科發、恆遠、奇勝、安易、海天、達易、卓越、鉑金、佛氏、明鴻、智光、SAP、SSA等軟件公司，以及紡織、化工、石化、機電、外經、建材、冶金、商委等行業財務審計部門，並進行了問卷調查。

該問卷共分為八個部分，分別對各公司使用的會計電算化軟件總體系統要求進行調查、對帳務處理系統進行調查、對報表生成系統進行調查、對工資核算系統進行調查、對固定資產處置系統進行調查。對銷售系統進行調查、對材料核算系統進行調查以及對存貨核算系統進行調查。

在調查各單位使用會計電算化軟件的總體情況中，主要針對各種軟件所包括的功能模塊、應用平台、開發該軟件所用的工具，以及軟件所輸出數據的格式和接口標準等各方面的具體實施細節進行提問。

項目組在大量調查研究和問卷提問的基礎上，再

通過召開研討會和進行個別諮詢等，進行了極為廣泛的意見徵求後，制定了《上海市會計軟件數據標準接口規範》。

3、調試：標準數據接口課題組用標準接口文件測試了上海焦化有限公司、建材集團總公司、上海東方航空公司、上海高橋石化公司、上海金山石化公司、上鋼三廠、江南重工股份有限公司等單位的數據，並與上海大學的計算機技術人員進行探討，進一步修定原方案，提出了2.0和2.1兩個版本。大家一致認為此文件是現行條件下比較合適的，有利於統一各軟件間數據轉換，有利於各軟件公司的公平競爭，有利於國家財税部門的數據統計，有利於統一的電算化審計，有利於和國際財務軟件發展方向接軌。這反映了上海市會計電算化科研方面的水準，為在更大範圍內全面開展管理信息化提供了可能。

4、完成情況：如今隨着標準數據接口的出現，使得市場上各種版本的財務軟件因缺乏統一的標準和規範，不同軟件公司的軟件產品之間不能相互交換數據的問題，得到了圓滿的解決。在中日合資企業攝陽國際貿易有限公司等一些單位，利用上海市標準數據接口項目組制定的數據接口標準，已成功地使立成軟件的數據得到轉換，併為其所用，從而圓滿解決了共享數據的問題。在此項實驗中已充分證明了不同軟件公司之間的數據可以通過應用標準數據接口來實現數據轉換。法國索迪斯餐飲服務有限公司通過萬能財務軟件公司應用由上海市標準數據接口項目組制定的標準數據接口，成功地將國外軟件數據轉換成功。由德國SAP軟件公司與海天軟件公司共同合作，也已經將上海麥得龍大型超市日常數據轉換成功。這已充分證明了中外軟件數據的交流，也可以通過標準數據接口來實現，同時也提高了我國會計軟件的性能。

在上海焦化有限公司的關於標準數據接口實驗中也已取得了可喜的成果。他們通過運用標準數據接口文件，將計算機中心小型機上的RPT文件轉換成DBF文件，再運用標準數據接口將其轉換成TXT的格式，使數據能夠運行在通用辦公自動化軟件Excel的XLS文件上，實現將小型機上的數據轉出，使這些數據同樣可以運行在微機上，從而實現了定點開發的軟件數據與商品化通用軟件數據之間的轉換。這也證明了企業間的各種應用軟件數據也可用標準接口來進行轉換。

在會計人員電算化考核中，也已經用到標準數據接口，將各種應用軟件的DBF文件、MBD文件、XLS文件等數據，順利轉成TXT文件，進行統一閲卷。

以上這些實驗的完成，充分體現了標準數據接口具有十分廣闊的前景和強大的生命力。

5、評審：1999年4月16日，由上海市財政局會計處組織，上海市計算機信息產業辦、上海市軟件行業協會、上海市計算機軟件技術中心等組成的專家評審委員會，經過討論一致認為：該項目成果對於規範會計軟件市場的管理，防止會計信息失真，提高審計工作的效率，開發電算化審計軟件，評價與審查各類會計軟件在信息處理方面的完整性和準確性，提供了良好的工具。項目通過了評審。