會議流程

★準備工作

1接到會議(會展)意向後，合理報價立即回覆，並提出我方的合理化建議。

2可為客户進行會議(會展)的設計與策劃服務。

3根據要求預定酒店，會議(會展)場地、車輛等。

4準備會務用品：代表證、會徽、紀念品。

5提供公關禮儀、文祕、翻譯服務，代租會務所需設備。

★會議接待

1會議(會展)場所的佈置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

2按客户需要安排接送與會賓客，協助會務組辦理賓客簽到等工作。

3會議用餐及宴會安排。

4會後旅遊、娛樂考察等活動。

5提供返程飛機票、火車票。

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一般而言，作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經過以下幾個環節：

1、策劃作為專業的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。

2、諮詢在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出自己的`預案供選擇譬如在預算範圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察如果您認為溝通後可以相信我們，那麼我們可以進入這個階段我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定這個時間需要的是耐心與細緻我們得一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。

5、執行嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本着合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。