工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話、面談一樣，有很多學問講究，所以在發送郵件之前一定要深思熟慮。之前，默説羣裏的加班狗與出差俠們就“職場郵件需要注意的小細節”展開了討論。整理如下：
1、發送，抄送，密抄送，你明白嗎？
發送——發送是TO，只給一個人；這是一個權責關係，發送對象是需要對方回饋的，內容要針對對方説，這個是起碼的，正規事項上，對方也有義務回覆你的問題，起碼要回復，已知悉；
抄送——抄送是CC，除了發送人，還給其他人員看到；其他人員可以看到其他收到郵件的人；如無問題抄送是可以不回覆的；職權上來説，更像是給相關人員一個知情權；需要注意的是：在添加抄送對象時，瞭解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的；
密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會顯示出來，收件人彼此之間不知道。
那比如説：一個項目郵件，有客户方對應的接口人，有部門主任，其他相關人員，可能都需要發，那麼如何選擇？
如果我是項目負責人，這個郵件內容需要對接的是客户的接口人；那麼郵件的`發送對象就應該接口人，抄送是其他的部門負責人，本着事情誰辦郵件發給誰的原則；如果可能都需要發，其實應該瞭解清楚，避免不必要的麻煩。比如我會跟那邊的對接人溝通，問問看是否需要抄送給他人，是否需要注意一些細節；發送人最好是一個，這樣比較明確；最直接的事件執行者應當是郵件的唯一接收人，其他人全部抄送。
2、一鍵回覆轉發是個很可怕的東西
我遇見過某項目助理，給3個不同項目的負責人、相關人員發會議通知，但某項目負責人在回覆郵件的時候，一鍵轉發了所有人。項目信息突然就泄密了。
某競爭對手把客户羣發的郵件，又全部回覆了；結果就是他自己家公司的資料和報價出現在客户的所有供應商的電腦上出現了。
重要的事情説三遍：看清楚了再回復轉發，看清楚了再回復轉發，看清楚了再回復轉發！
3、附件一定要注意
1.發送郵件的時候，有附件先將附件上傳，然後寫明內容、標題，檢查完成後再添加發送人、抄送人。
2.#文件命名是個大學問#——附件名稱上需註明“事項、提交人名稱、時間或者編號”；不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒有加時間和負責人後綴的，都會給對方造成閲讀溝通上的麻煩；
3.如果郵件內上傳的附件數量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個上傳、便於領導手機閲讀或者在線預覽；
4.發給外部客户的文件，有很多是不能給客户修改的協議，必須用pdf，哪怕對方覺得煩也要用；尤其是合同之類的，有同事發了圖片格式，被點名批評，現在ps很厲害哦。
5.#溝通很重要#——其實還有一個常見的問題。就是業務溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問題，但是我覺得跟前期溝通有關。往往廣告公司和設計常見這類問題。
4、格式切切不可忘
——for your information，讓你知道這個事的意思；不過這個一般都是上級對下級，或者平級。不然慎用！
ce的不同版本間的格式，最好還是存成2003版；自己公司統一用07的話倒無所謂；但是如果發給客户，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文檔無法查閲，打不開事小，耽擱了時間才是大問題；另外office保存時必須弄成兼容模式。
5、快看看你的簽名檔！
1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會變成笑柄；對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過有人存了一個“xx公司 某某，急性子，來件速回”，但是你想想當事人看到是什麼表情。
2.有些人身兼數職或需要在不同情境下用不同的身份説明，那麼有幾個公司名稱，郵箱可以設置幾個簽名檔；簽名檔可以在郵件客户端和郵件後台自由設置；是否要使用英文的話，可依據個人習慣，但是一定要包含以下內容：公司名、姓名、電話、傳真（沒有可不選）、地址（中英對照）；ps：簽名檔內含有超鏈接，可能會被視作垃圾郵件哦!
舉個栗子：
順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！
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韓梅梅
xxxx公司
電話：xxxx
E-mail：
6、正文彙報要分明
1.第一段行文裏説清楚一共有那幾件事彙報，例如“各位領導，晚上好，有關xxx、xx、xxx的事情，請參閲如下：”
2.然後下面開始分點説明，按重要程度列點，分標題加粗。後面括號裏標註相關的附件；附件名稱也修改成附件一、二、三的格式
3.涉及到具體的數據、更改項、需要重點關注的字眼/數字時，用下劃線標出來；
4.一般要是標題加粗了，那分標題的內容裏就不會再用加粗了，不然視覺效果有點主次不分，下劃線也能起到這個效果。
5.其實內容很少變字體，簡化描述，不廢話，要比寫一大堆，然後再在裏面標註重點要好得多。
7、發送完成記得提醒
重要的郵件，尤其是有明確時間節點，還有直系領導的事情，需要通過短信or電話方式提醒；如果覺得直接電話會打攪到對方的會議等，那麼可以採取首先短信告知，如果過一兩個小時，沒有收到回覆的短信，再去考慮電話通知。
我見過最滴水不漏的採購，發郵件完了以後5分鐘以內，必然收到郵件、短信、電話、QQ；然後抄送給了雙方的上一級直屬領導。
以上，就是達人們的友情提示了！
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