合同管理機構與人員的設置

篇一：合同管理機構與人員的設置原則

第一章 總 則

第一條 為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規範對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律規定，特制定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。

第三條 訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第四條 本辦法所包括的合同有銷售、採購、借款、等方面的合同，不包括勞動合同。

第五條 除即時清結者外，合同均應採用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規定採用標準合同文本的則必須採用標準文本。

第七條 公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。

第九條 訂立合同前，必須瞭解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。

第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委託方能對外訂立書面經濟合同。

第十一條 對外訂立經濟合同的授權委託分固定期限委託和業務委託兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員採用固定期限委託的授權方式，其他一般人員均採用業務委託的授權方式。

第十二條 授權委託事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委託書，經公司法定代表人簽字並加蓋公章後授權生效。

第十三條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：

1. 單筆業務金額達一萬元的；

2. 有保證、抵押或定金等擔保的；

3. 我方先予以履行合同的；

4. 有封樣要求的；

5. 合同對方為外地單位的；

第十四條 經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條 對於合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第十六條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，註明本辦法所規定的合同主要條款，註明不能訂立書面合同的理由，並經總經理批准同意，否則該業務不能成立。

第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須註明合同對方的單位名稱、地址、聯繫人、電話、銀行賬號，如不能一一註明，須經公司總經理在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過後加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經理對合同的訂立具有最終決定權。

第二十條 流程中各審核意見簽署於合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章後留存並及時歸檔。

第二十一條 對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字後以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。 第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條 合同蓋章生效後，應交由合同管理員按公司確定的規範對合同進行編號並登記。

第二十四條 合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及複印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。

第三章 合同的履行

第二十六條 合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，

第二十七條 業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同台帳，每一合同設一台帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。

篇二：合同管理機構與人員的設置原則

對應流程原則：不同的`合同可能適用不同管理流程，在不同的管理流程中，機構及人員的設置及其職責是不同的，這樣才能與管理流程相對應，相適應。

核心原則：權責明確原則：不同的合同管理機構及人員應當被賦予不同的權責，才能實現合同管理的規範化、流程化。

補充原則：節約成本原則；機構與人員的設置應充分考慮企業組織機構的現狀，不能為進行合同管理而憑空增設不必要的機構或人員。增加現有機構及人員的職責可以節約管理成本。

機構及人員設置的基本框架

業務部門：業務人員；兼職合同管理員；部門負責人；

法律部門：專職合同管理員；部門負責人；

主管機構：副總經理；總經理；董事長；董事＼股東會 ；

印章管理部門：印章管理員；檔案管理員；部門負責人；

業務部門素質要求

業務人員

對擬訂合同的業務工作背景、程序、具體內容清楚明確，瞭解擬簽約對象的資信及履約能力，能將內外情況進行充分有效的溝通。

兼職合同管理員

對擬訂合同的業務工作有充分的瞭解，具有一定的法律尤其是合同法知識，文字水平高，嚴謹仔細，能充分領悟具體業務人員的意圖。

部門負責人

對擬訂合同的業務有宏觀上的把握，具有領導下屬的能力，能夠與企業其他部門進行充分的溝通與協調。

法律部門及人員素質的要求

知識要求；不但具有紮實的法律專業基礎，精通合同法，公司法，而且應當時刻牢記理論聯繫實際，平時注意經濟管理＼企業管理知識，深入瞭解熟悉企業的經營程序與環節。

工作方式：注意與業務部門人員進行有效的溝通，認真傾聽他們的想法與意圖，想辦法從法律上將這些想法意圖完善。有充分的耐心將業務在法律上的判斷解釋清楚，讓業務人員真正感受到確實是在為他們考慮。

工作作風：虛心請教業務人員，熟悉業務背景與流程，不能以偏概全，草率作出法律判斷。細心考慮業務中可能出現的風險，尋求合適的規避方式，耐心解釋法律結論，説服業務人員充分考慮法律判斷。