關於辦公時間管理

第一招，瀏覽及按重要緊急劃分工作

所謂一年之計在於春，一日之計在於晨。每天上班第一件事甚至是瀏覽所有待辦事情，按重要，緊急情況排序。按四項類別劃分，如下圖:

圖片發自簡書App

分類後，緊急重要程度一目瞭然。重要又緊急的事情，是需馬上完成的。同時，為避免別人催促，緊急不重要的事情，應該放入第二類。第三類，重要不緊急的事，做好計劃後，應由方向地完成。最後一類，不重要又不緊急的事情，可安放待辦事情。我們工作時，特別在忙碌狀態下，大腦容易凌亂，往往會拿起一些較容易又可以快速完成的事情去做。其實這是個誤區，大腦也會偷懶，經常會選擇容易的事情，這樣瑣碎又簡單的事情做得越多，大腦會“誤以為”做了很多事情，產生愉悦感。往往這類簡單瑣碎的工作，是不緊急又不重要的事。因此有必要瀏覽及分類工作。這樣的好處，除了有意識地知道重點工作，記錄避免浪費腦力去記憶，最重要的是，預先知道所有的工作，有部分工作是需要旁人協助，如取到同事的信息，也可提前通知，有所準備，避免等待及因缺少信息，工作被推後等現象。

第二招，把工作放入對應的時間表

很多人都喜歡針對工作內容，評估大概的完成時間，如做工作彙總要花1小時，然後開始工作。但這樣安排容易在工作過程中分散精神，也難達到催促工作的效果。如何優化?只需兩步，預估工作完成所需時間，把任務放入時間表內。如工作彙總，需要1小時，安排在早上9點到10點。這樣精確的時間段，而且有截止時間，就會忍不住加快速度工作，一旦有分散注意力，就會警惕自己，專心繼續下去。在早上10點前，大部分人都未正式進入工作狀態，所以為避免有打擾，瀏覽排序工作，以及第一第二重要緊急工作，應該在10點前完成，至少是盡最快速度完成。同時，把事情放入多應的時間表，時間單位越小越精確，避免時間觀念模糊，對加緊處理工作有提醒作用。

第三招，不同種類的工作，輪流處理。

辦公時間太長，或者遇到煩心事，不知道如何處理時，會忍不住拿起手邊的手機，刷微信，看小説等放鬆心情。可手機一拿起來，沉浸在愉悦的玩樂中，十幾分鍾又過去了。這類現象的主要原因是大腦疲勞，導致厭倦工作內容。可以參考如下辦法，交替處理工作，像我們讀書時期，語文數學，文科理科是交替輪流上課的。至少不會出現一整天都是語文課，明天一整天是數學課。我們工作的安排也可參照交替處理。如安排半小時處理訂單，半小時工作彙總，再花幾分鐘寄快遞。這樣大腦得到短暫的休息，處理不同的內容，也能保持專注力，自然就不會想玩手機了。

第四招，處理障礙要等待

如今微信，QQ，電話等辦公交流方式，極大地縮短工作處理等待時間，可也帶來不少弊端。各種各樣的的消息跳出來，諮詢，投訴等問題應接不暇。隨便一條消息都有可能是一個任務，對於處理這種信息，很多人都苦不堪言，看得眼花繚亂，而且一旦對某個信息回覆，接下來仍有一番對話，你得來回切換對話框，手忙腳亂處理每個對話。甚至在辦公室裏，不可能獨自處理事情，總會有人走來諮詢某些信息，打斷你的思路，甚至會讓你優先處理他的事情。時間在你處理各種信息中，不知不覺失去了。如何避免這類問題?最佳處理辦法是，讓這些阻礙等。

對於各類信息，無關的就取消提醒。若是直接聯繫你，就需定期回覆，比如是每隔一小時回覆處理，一般有緊急的事，都會電話聯繫，如果用郵件或QQ微信諮詢，都會有耐心等待回覆的。這樣可避免消息轟炸。如果遇上現場諮詢信息，看解決方案。不是每個問題都應該由你回覆，有可能別人覺得與你有關，最重要的是，讓諮詢你的人，能夠自主找到解決問題的途徑，所謂授人以魚，不如授人以漁就是這道理。最後，某類非常緊急，又務必只能由你處理的事情，可以先記錄正在工作的事項進度，再處理這些突發事件，避免重新處理當前任務時出現思路中斷的問題。

沒有任何工作是一帆風順稱心如意的，唯有不斷修正，懂得利用辦公時間，提高工作效率，才是最根本的。

6點優先工作制

該方法是效率大師艾維利向美國一家鋼鐵公司提供諮詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業，艾維利因此獲得了2.5萬美元諮詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然後再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……

艾維利認為，一般情況下，如果一個人每都能全力以赴地完6件最重要的事情，那麼他一定是一位高效率人士

帕累託原則

這是由19世紀意大利經濟學家帕累託提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動。比如，總是那些20%的客户給你帶來了80%的業績，可能創造了80%的利潤;世界上創造了80%的財富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上。

根據這一原則，我們應當對要做的事情分輕重緩急，進行如下的排序：

A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。

B.重要但不緊急(比如學習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。

C.緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請吃飯等)——只有在優先考慮了重要的事情後，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則，而不是把“重要”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。

D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閒工夫再説。

麥肯錫30秒電梯理論

麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的客户做諮詢。諮詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間裏遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能説一下現在的結果呢?”由於該項目負責人沒有準備，而且即使有準備也無法在電梯從30層1層運行的30秒鐘內把結果説清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要的客户。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內`。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。

辦公室美學

秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作的美學。

我們應當養成如下良好習慣：

物以類聚，東西用畢物歸原處;

不亂放東西;

把整理好的東西編上號，貼上標籤，做好登記;

好記性不如爛筆頭，要勤於記錄;

處理文件的3個環節：第一，迅速回復。

第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。

第三，及時銷燬。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續浪費空間和時間。

莫法特休息法

《聖經新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房裏有3張桌子：第一張擺着他正在翻譯的'《聖經?新約》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小説。

莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續工作。

“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果長時間持續同一項工作內容，就會產生疲勞，使活動能力下降。如果這時改變工作內容，就會產生新的優勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有交的調劑和放鬆。

1、用精力最佳的時間完成最重要的工作。工作可能同時有很多，但不見得每件事都是重要的，拿到工作時首先將工作按照主次排序，把緊急、重要的工作放在前面。

2、反對浪費時間。既然已經開始工作，那就精力集中的投入進去，不能三心二意，把時間浪費在沒有意義的事情上。

3、保持時間上的彈性，科學管理時間，文武之道，一張一弛。工作中也要適度的休息，很多時候，適度休息反而可以走的更遠，經過短暫的休息，再開始工作的時候更容易產生新的靈感。

4、領導不能事必躬親。事必躬親是小生產的管理方法，不懂得授權，而滿足於自己辛辛苦苦，往往顧此失彼，管理不到位。

5、堅持自我。優秀的人往往都有很強的自控力，能夠清楚自己在什麼時間該做什麼，而是不隨波逐流，看到別人做什麼就做什麼。