有關公司合同檔案管理的相關規定

____年____月____日發佈(____)法合檔案字第____號

第一條 為加強本公司的合同檔案管理，根據公司合同管理規定（____公司合字第____號）的規定，制定本規定。

第二條 合同檔案的保存期限為五年，由公司檔案處負責保管。

第三條 公司法律顧問室作為公司的合同歸口管理部門，也應當保存一份完整的合同檔案資料。

第四條 合同訂立後，主辦單位應將合同文本的複印件送檔案處和法律顧問室各一份。同時應指定專人負責本合同的履行及相關資料的整理。

合同履行完畢後十日內，主辦單位應將全部合同資料整理成冊，按照時間順序先後編排，裝訂成冊，正本送交檔案處，並製作副本一份交法律顧問室。檔案處和法律顧問室接收資料時應當出具收據。

第五條 根據工作情況，需要查閲檔案的，應當由查閲部門提出申請，報經主管總經理批准同意後，到檔案處辦理借閲手續。

借閲檔案原則上應在檔案閲讀室查閲，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閲讀的，應經主管領導批准後，方可帶出。

第六條 發生訴訟或者仲裁的`合同，其合同檔案中應付有訴訟或者仲裁的全部資料。 訴訟或者仲裁文書應獨立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要，法律顧問室借用原件後應在十日內歸還。如果不能按期歸還，應説明理由並報經領導閲知。

第七條 主辦單位未能按本規定辦理歸檔手續的，對直接責任人扣發一個月的獎金。 借閲檔案人丟失檔案的，根據情節可以給予警告、記過、記大過、開除、解除勞動合同的處理，並給予扣發3—12個月獎金處罰。

第八條本 規定經董事會討論通過後由總經理髮布，修改時亦同。

第九條本 規定自____年____月____日起施行。