公司合同歸檔辦法介紹

一、公司合同按內容共分為三類

1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號

包括：規劃、設計、勘察、監理、造價諮詢、建築、安裝、裝飾、市政、材料採購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設備購買及安裝、室外環境的設計、施工合同

2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號

包括：户外廣告牌制安、媒介廣告設計、製作、宣傳品設計、印刷合同

3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協議等

二、合同接收程序

合同經辦人將完整的合同（包括合同會籤審批單及合同）存檔時，應在檔案接收登記本上登記並 簽字，註明：合同名稱、存檔日期、數量。一般情況下，存檔合同應為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接後，首先對合同進行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然後將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應的檔案室電腦的.“合同”文件夾內，同時將合同信息登記在“合同”文件夾內對應的excel格式的“合同目錄”上，並將合同編號與PDF格式的文件進行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨立的牛皮紙檔案盒內，按編號先後順序收存於檔案室鐵皮櫃裏。

四、合同補充協議接收、存檔程序

由於合同變更而產生補充協議時，接收程序同上。存檔時，要將合同補充協議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議1（當合同多次變更時，補充協議的編號順應為南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議2，……）。補充協議要與原合同一起保存在同一個檔案盒內。PDF格式的補充協議要與原合同的PDF文件進行合併，同時更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關信息，並在備註欄説明：有補充協議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯（白色）和《入庫單》（白色）應存在檔案室，接收程序同上，並保存在該份合同的檔案盒內。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進行合併。同時更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關信息。

六、副本合同向財務部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號後，應由檔案室交財務部保管，雙方交接合同時要在《檔案移交登記 本》上簽字確認，包括：合同名稱、移交時間、移交數量、移交人和接收人簽字。《檔案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮櫃內。同樣，財務部也應要求副本合同移交人在財務部的《檔案接收登記 本》上簽字確認。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮櫃內。移動硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負責解釋。