電子檔案的整理與保護的探討

一、 電子 檔案的整理

目前 ，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

１、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便於按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規範，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤後，檔案人員應以統一的數據庫結構和規範命題，並建立文書檔案盤內文件目錄，便於 計算 機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入 網絡 ，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查後，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然後進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限範圍內進行查詢。

２、 科技 電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然後再按項目歸檔。

Ａ．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規範的`紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，並按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用户直接檢索到每一張圖紙資料。

Ｂ．設備檔案。 企業 引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向 發展 ，國內設計院設計的產品也逐步實行了ＣＡＤ設計，而且企業的總圖管理也採用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平台、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件 內容 説明和注意事項。

３ 會計 電子文件整理

Ａ．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資彙總表，並列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

Ｂ．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。