淺談計算機技術在辦公自動化中的應用

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用研究

引言：計算機技術是辦公自動化實現決策效能的核心，其功能體現在計算機的硬軟件設施上，辦公自動化運行的環節離不開計算機的設施，兩者相輔相成，共同促進。深度掌握計算機技術在辦公自動化中的應用，能夠減輕工作重量，提高辦事效率的總水平。

一、計算機技術在辦公自動化中的重要性

計算機技術是對信息處理和收集的一個過程，隨着信息社會的深入，企業對辦公水平不斷的要求高質量化。辦公自動化作為優化工作質量的載體，其工作內容必須準確、及時的.採集企業所需的信息，科學的處理，才能使企業在市場競爭中穩佔先機，提高企業的綜合效率。辦公自動化以工作人員的技術為主導，運用計算機及通訊技術相結合，形成多樣的辦公模式，具有方便快捷、綜合開放及辦事效率高的特點。它通過收集信息資源，建立企業內部資源共享機制，從而全面提升計算機技術的應用效果。

二、計算機技術在辦公自動化中的應用

（一）構建信息發佈平台。企業在進行辦公自動化工作時，可以利用計算機技術構建網絡信息交流平台，發佈企業的綜合信息，使信息的流通快速準確，同時需要工作人員積極配合，對企業信息及時採集和處理。比如，在企業的內部網站上開發企業內部員工論壇，將員工的工作狀況和工作內容等發佈在論壇中，相互交流，吸取工作經驗並要求員工在論壇中發佈工作心得和對工作的建議，提高員工的整體工作效率，有利於企業的正常運營;企業還可以開發信息對外流通平台，使客户或同企業能出初步瞭解本企業的經營特點，掌握本企業的基本信息。另外，企業還可以利用計算機技術構建企業內部員工的資料信息平台，將員工的通訊率和基本信息發佈到企業內部網站，從而提高辦公自動化的工作水平。信息發佈平台的構建，能及時查閲外部和內部的信息反饋，增強企業對外信息交流的進度，提高企業在市場中的競爭優勢。

（二）強化文檔管理。在進行文檔管理時，企業可以利用計算機網絡系統深度完成文檔的批覆工作。其操作過程由工作人員結合實際工作要求合理完成。對文檔操作的過程、時間、修改和審閲痕跡及操作人的姓民進行保存，方便日後查閲。文檔操作完成後，對文檔進行管理，管理方可分為擬辦方和承辦方，可以根據文件的重要程度進行安置，然後制定查閲權限，防止員工對文檔信息的更改。在文檔管理中應用計算機技術，能夠方便文檔檢查，保證信息的共享。另外，計算機技術運用在在文檔使用的軟件上，數據、文字、表格的處理是辦公自動化工作的重要組成部分，既能快速的對文檔進行更改和編輯，還能為文檔提供大量的信息，保證文檔的製作的專業性。計算機技術將紙質文檔轉變為電子文檔，具有保密且不易丟失的效果，通 過對企業的文檔建立安全的文檔管理數據庫，加強自動化文檔管理的水平，提升工作人員的工作效率。

（三）優化工作流程。企業的工作流程離不開計算機技術。企業在辦公自動化工作過程中，可以協調部門和崗位之間的工作內容，促進企業人才的綜合利用率，部門間的工作內容且具有固定的操作特點，應嚴格按照工作流程辦事，對工作流程進行實時的監控，保證工作的真實性。比如，企業運營過程中公告的擬定、請示、審批及發放等，工作內容相對固定，為了降低工作人員的操作失誤，可以利用計算機技術制定自動化的工作流程，合理安排資源。