當前我國人口的數量日益增加，計生工作的重要性也愈發得到人們的關注，必須要提高計劃生育檔案管理的重要性認識，才能為相關的工作提供必要的理論依據。進而促進檔案管理水平的進一步提升。更重要的是，主要從思想上認識到檔案管理的重要性，才能在實踐中得到進步，希望在本文的論述下，能夠為今後的工作帶來一定的思考，更好的發展我國計生檔案管理工作的有效性。
1 計生檔案管理工作的重要性
首先我們需要認識到這樣的一個問題，人口數量的變化來源需要依靠計生檔案資料，要想對這些數據進行分析與處理，就需要進一步將工作重點予以明確，這樣才能制定出下一階段的工作目標，為實現計劃生育的相關決策提供必要的依據。其次是通過計生檔案的管理工作，可以讓育齡婦女得到更加優質的服務，同時也能為流動人口提供必要的服務。流動人口數量是最難以進行統計的人口數量，更不必説為流動人口進行計劃生育的檔案管理工作了。但是在建立起數字化的計劃生育信息交流平台以後，可以更廣泛的倡導節育措施，徵收必要的社會撫養費，在很多問題上都能夠得到有效的解決。第三，羣眾通過對計劃生育檔案管理工作的認識，能夠收集更多羣眾需要的信息，從而為羣眾提供必要的服務，對解決實際難題帶來了重要的幫助，人們的滿意度也就因此而得到有效的提升匯。最後，在計劃生育的執法方面具有一定的嚴肅性，通過計劃生育檔案管理工作的進一步落實，相關的法律法規變得更加完善，通過對真實信息的落實，能夠實現執法效率的進一步提升。
2 對計劃生育檔案管理中存在的問題予以重視
在當前的計劃生育檔案管理工作中主要存在的問題包括以下幾個方面，首先是在認識上出現的一些偏差，很多領導將檔案管理與計劃生育工作相互脱離，沒有將這兩項工作有機的融為一體，這樣就會造成相關的檔案管理人員在思想上存在鬆懈的態度，進行工作時出現檔案收集資料不完整或是歸檔不及時的情況，計生檔案的管理水平因此也就無法得到有效的提升。
其次是在檔案管理的內容中，存在虛假信息的情況。因為在計劃生育的管理工作中，主要實行的是“一票否決”，所以很多單位沒有將下崗人員或是停薪留職人員的生育情況進行及時的上報，有些時候甚至還會存在報喜不報憂的狀況，在這樣的情況下，假證明與假資料的現象就凸顯了出來，無法保證檔案資料的真實有效性。
第三，在監督檢查方面，並沒有真正的履行職責，而是流於形式，在表面上看準確無誤就可以了，並沒有深入到檔案管理的實際工作中，這也就因此造成了計生檔案在管理的過程中始終無法得到進一步的提升。
除此之外，人員素質以及人員不固定的現象也是當下檔案管理過程中存在的.一個主要問題。工作人員自身不具有積極主動的意識，而是經常被動的接受工作，在心理存在不滿意的現象直接表現在工作中，或者因為人員的流動性，檔案資料無法進行有效的交接，所以經常出現丟失的現象，也會造成檔案無法得到統一。
3 提高計生檔案管理的主要手段
要想讓計生檔案的管理水平得到進一步的提高，就需要朝着規範化以及標準化的方向發展，在具體工作中應該重點抓基礎性的工作。掌握具體的工作程序以及方法，將其應用到檔案管理的各個環節中，將案卷得到全面的普查，實現精細化的管理，這樣才能實現整體水平的提升。同時將案卷進行重新的組合，也能起到規範化的作用。要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。要規範題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準率。因此在著錄時要統一規範題名。
加快數據準備，推進計生檔案現代化管理進程。（1）分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。（2）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特徵，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。（3）分門另類，充分利用檔案原基礎。對於那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然後用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
4 提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平
4.1 重視高素質複合型人才的培養
信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善於檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。為此，檔案人員的素質培養工作應該着重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力，在提高全面素質上下功夫。
4.2 重視檔案人員的在職培訓
提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，並注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。
4.3 合理調配人才，優化人才結構
將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利於整體效能的發揮。
結束語
最後筆者想要説的是，計劃生育的檔案管理工作需要得到相關領導以及部門的重視，這是實現人口質量與數量的首要前提條件，只有相關部門制定了合理有序的計劃，投入更多的人力與財力支持，才能更好的發展檔案管理事業，讓檔案管理工作在良好的環境中展開，這是未來發展進程中的主要工作任務。
參考文獻
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